Drei Tipps für ein erfolgreiches Zeitmanagement.
Jede Minute ist kostbar — behandle Deine Zeit wie ein rohes Ei.
1. 80 / 20 Regel: Pareto-Prinzip
Das Prinzip wird Dir nicht neu sein, aber die Erinnerung im Alltag an diese Regel hilft mir und wird auch Dir in diesem Moment helfen: Mit 20% wirst Du Deine 80% des Ergebnisses meistern, und so werden es auch Deine Mitarbeiter schaffen. Du brauchst also nicht das optimale Ergebnis in Deinen Augen, Du bist für das optimale Ergebnis für den Kunden oder die Situation verantwortlich. Da Du mit vielen Aufgaben handhabst, ist es sogar manchmal gefährlich und nicht empfehlenswert auch für die letzten 20% des Ergebnisses noch 80% Deiner Zeit zu investieren. Mathematisch einfach überschlagen könntest Du in dieser Zeit 4 weitere wichtige Resultate produzieren. Ist es das also wert noch einen Großteil Deiner Zeit in das Schleifen zu investieren, oder solltest Du diesen Punkt lieber vernachlässigen oder gar delegieren? Mindestens diese Reflektionsfrage wird Dir helfen viel Zeit zu sparen.2. Delegation: die Königsdisziplin als Führungskraft
Führungskraft bedeutet logischerweise, dass es Deine Aufgabe ist, Mitarbeiter zu führen. Wenn es Deine Verantwortung wäre alle Alltagsthemen selbst zu meistern, wärst Du überspitzt ausgedrückt ein „Sachbearbeiter“. Deswegen ist es auch die Königsdisziplin aus unserer Sicht, da es an sich sogar die „einzige“ Disziplin ist: Du musst Mitarbeitern zu Ergebnissen führen – mit enorm vielen Rand-Baustellen, na klar! Aber wie gelingt Dir das? Mit dem Blick auf den „Reifegrad“ Deines Mitarbeiter! Ganz einfach ausgedrückt solltest Du Deine Art der Delegation dynamisch am Mitarbeiter und an der Situation anpassen. Neue Mitarbeiter brauchen eine andere Delegation, wie Deine rechte Hand der letzten 10 Jahre. Sieh Delegation also nicht im Schema-F, sondern im dynamischen Herangehen. A) Neue Mitarbeiter brauchen eine Aufgabe, die von Dir vorbereitet und aufgewärmt ist: Sie müssen sie nur noch essen bzw. umsetzen. B) Der nächste Mitarbeiter erstellt Dir gegebenenfalls zwei bis drei Rezepte zur Verfügung und Du schaust als Koch noch einmal rein, welches am Besten schmecken wird. C) Im nächsten Level wird Dein Mitarbeiter diese Aufgabe übernehmen und Dir eine Rezeptempfehlung vorbereiten – Du kannst sie hinterfragen, damit er Deine Herangehensweise und Qualitätskriterien kennen lernt. Eine tolle Entwicklungsebene. D) Dein Mitarbeiter kocht nun ohne die vorherige Schleife und Du darfst nun selber essen, um zu überprüfen, ob es dem Kunden genauso schmeckt. E) Endlich – auf dieser Ebene bringt Dein Mitarbeiter das Essen auch beim Kunden vorbei und berichtet Dir von der anschließenden 5-Sternebewertung.3. Freiraum bieten – die schwerste Disziplin
Nun wirst Du Deine Mitarbeiter die fünf Ebenen durchlaufen lassen und Du merkst, wahrscheinlich schon beim letzten Absatz beim lesen „ah, das fühlt sich schwerfällig an: Mitarbeiter etwas wirklich völlig in die somit fremde Verantwortung übergeben.“ Ich kann das nachvollziehen, nicht einfach zu verarbeiten! Am Ende des Tages muss es aber Dein Ziel sein und Du wirst dieses Ziel nur erreichen, wenn Du diese Disziplin zulässt – und damit auch Fehlern freien Raum lässt. Denn sie werden passieren, bei Dir passieren sie ja auch. Nimm hier gerne den einfacheren Weg und lasse Deine Mitarbeiter die fünf Ebenen der Delegation durchlaufen, so gewinnen beide Seiten Vertrauen. Denn Deine Aufgabe ist ja das Führen, nicht das Loslassen. Denn das bedeutet es auch nicht (!): „Fehlern Freiraum zu lassen„. Du lässt dadurch nicht los, Du lässt nur Freiraum zur Entwicklung, zur Motivation und verschaffst Dir damit Zeit.… Womit fängst Du an, um Dein Zeitmanagement zu optimieren – denk dran: Jede Minute ist kostbar, vor allem die, in der nichts passiert!